Związki zawodowe, oprócz corocznego obowiązku rozliczenia się z urzędem skarbowym, mają coroczny obowiązek sprawozdawczy – przygotowują, podpisują zatwierdzają i wysyłają do odpowiedniego organu sprawozdanie finansowe.

Okresem, za który związek zawodowy składa sprawozdanie finansowe jest rok obrotowy. Najczęściej jest on taki sam jak rok kalendarzowy, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Dodatkowo sprawozdanie musi być podpisane przez cały zarząd, a także, zatwierdzone za pomocą uchwały przez właściwy organ do tego upoważniony (np. Zjazd Delegatów, Zarząd Związku Zawodowego lub Prezydium Zarządu).

Terminy dotyczące sprawozdania finansowego związku zawodowego:

• termin sporządzenia sprawozdania finansowego związku zawodowego: do końca 3 miesiąca nowego roku obrotowego,
• termin przyjęcia sprawozdania przez właściwe władze w organizacji: do końca 6 miesiąca nowego roku obrotowego,
• termin przekazania do Urzędu Skarbowego (Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej) przez związki zawodowe nieprowadzące działalności gospodarczej:  w ciągu 10 od daty zatwierdzenia

UWAGA!!!

w 2020 r. z powodu epidemii coronawirusa terminy dotyczące sprawozdań finansowych związków zawodowych są inne niż standardowe – przesunięto je o 3 miesiące. ZOBACZ aktualne informacje!

Rodzaje sprawozdania finansowego związku zawodowego

Sprawozdanie finansowe związku zawodowego musi być sporządzone według zasad określonych bezpośrednio w ustawie o rachunkowości.

Związki zawodowe nieprowadzące działalności gospodarczej, mogą podjąć decyzję o stosowaniu uproszczeń przewidzianych dla jednostek mikro i sporządzania sprawozdania finansowego według wzoru nr 4 ustawy o rachunkowości. Stosowanie ww. uproszczeń nie jest obowiązkowe. Jeśli związek zawodowy zrezygnuję z podjęcia ww. decyzji (w formie uchwały) wówczas sporządza sprawozdanie finansowe w pełnym zakresie (według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości). 

W przypadku podjęcia decyzji o stosowaniu uproszczeń dla jednostek mikro bardzo istotne jest aby wszystkie ustalenia odnośnie uproszczeń zamieścić w zasadach (polityce) rachunkowości związku zawodowego. Więcej na ten temat możesz przeczytać tutaj.

Kto sporządza i podpisuje sprawozdanie finansowe związku zawodowego

Zgodnie z ustawą o rachunkowości za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest “kierownik jednostki”.

W przypadku związku zawodowego kierownikiem jednostki jest wieloosobowy organ zarządzający organizacją związkową – najczęściej jest to zarząd. Statut związku lub uchwała odpowiedniego organu może wskazać który organ jest kierownikiem jednostki w rozumieniu przepisów o rachunkowości.

W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie oczywiście skarbnik lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie skarbnik lub księgowy, lecz „kierownik jednostki” (np. zarząd) ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie nie zostanie sporządzone lub będzie sporządzone nieprawidłowo, bądź będzie zawierało nierzetelne dane, karany będzie za to zarząd organizacji. Grozi mu kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat 2. 

Przygotowane sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujący organizacją (np. zarząd). Jeżeli w zarządzie jest kilka osób, to sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Przy podpisywaniu sprawozdania finansowego nie działają zapisy ze statutu organizacji o sposobie reprezentacji, zawsze muszą być to wszyscy członkowie zarządu.

Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania, ale wtedy musi sporządzić uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego. Ustawa nie ogranicza sytuacji, w których można odmówić podpisania sprawozdania finansowego, może to być np. długotrwałe przebywanie za granicą, czy nieposługiwanie się wymaganym do podpisu sprawozdania podpisem elektronicznym.

Więcej o podpisach elektronicznych i ich rodzajach pisaliśmy tutaj.

Elektroniczna forma sprawozdania finansowego 

Od 1 stycznia 2020 roku wszystkie sprawozdania finansowe związków zawodowych muszą być sporządzone i podpisywane elektronicznie w formie ustrukturyzowanej (plik XML).   Wszystkie organizacje związkowe, które mają obowiązek sporządzić sprawozdanie, muszą to zrobić w tzw. strukturze logicznej (w 2019 r. związki zawodowe składały sprawozdania finansowe w dowolnej formie: papierowej, elektronicznej nieustrukturyzowanej) .

Podpisy elektroniczne pod sprawozdaniem finansowym

Sprawozdanie finansowe organizacji związkowej musi być nie tylko sporządzone w formie elektronicznej (w strukturze logicznej – plik XML) – musi być też podpisane elektronicznie. Sprawozdania można podpisywać podpisem elektronicznym (zwykle płatnym) albo profilem zaufanym (ePUAP).

Instrukcję podpisywania pliku XML profilem zaufanym znajdziesz tutaj.

Podpisy elektroniczne lub profile zaufane muszą mieć wszystkie osoby, które będą podpisywały sprawozdanie – czyli wszyscy członkowie zarządu organizacji oraz osoba, która sporządzała sprawozdanie.

O tym jak założyć profil zaufany ePUAP dla organizacji związkowej pisaliśmy tutaj.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe związku zawodowego?

To, kto zatwierdza sprawozdanie finansowe, musi być wskazane w statucie organizacji lub w przyjętych uchwałą zasadach (polityce) rachunkowości. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego może się odbyć poprzez głosowanie i podjęcie uchwały.

W przypadku, gdy organizacja ma dodatni wynik finansowy za dany rok organ zatwierdzający sprawozdanie podejmuje uchwałę o przeznaczeniu tego wyniku np. na cele statutowe. Może go przeznaczyć na powiększenie funduszu statutowego.

Ujemny wynik finansowy nie wymaga podejmowania uchwał na etapie zatwierdzania sprawozdania. Jeśli koszty związane z tym wynikiem pokrywane były z zysków lat ubiegłych, nie wymaga to uchwał. Jeśli były pokrywane z funduszu statutowego, uchwała dotycząca przeznaczenia tego funduszu na pokrycie konkretnych kosztów powinna być podjęta przez właściwy organ. Każda decyzja zmieniająca fundusz statutowy organizacji wymaga uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe.

Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe jest załączana do sprawozdania i staje się jego integralną częścią.

Sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego – czyli dla większości organizacji do 30 czerwca (UWAGA!!! W 2020 r. z uwagi na epidemię termin ten jest przesunięty o 3 miesiące).

Do kogo i kiedy przesyła się zatwierdzone sprawozdanie finansowe?

Związki zawodowe nieprowadzące działalności gospodarczej wysyłają sprawozdanie:

• najpóźniej do 10 lipca – w 2020 r. do 10 października (w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania),
• od 1 stycznia 2020 r. sprawozdanie finansowe związku zawodowego przekazujemy zgodnie z ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych do “Szefa Krajowej Administracji Skarbowej”. Do przesłania sprawozdania do szefa KAS można wykorzystać bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów – e-Sprawozdania Finansowe lub odpowiednie programy księgowe. 

O tym jak sporządzić sprawozdanie finansowe związku zawodowego piszemy tutaj.

Poradnik Związkowca

Organizuje szkolenia dla członków zarządów organizacji związkowych z zakresu podpisywania pism i plików oraz zatwierdzania sprawozdania finansowego związku zawodowego. 

Chcesz poznać lub skorzystać z naszej oferty szkoleniowej koniecznie skontaktuj się z nami – pomożemy!

Autor: Piotr Rykowski