Składanie sprawozdań finansowych w ubiegłym (2019) roku było dla związków zawodowych prawdziwym wyzwaniem. Przytłoczyła je ilość zmian i mechanizmów, które wprowadzono na ostatnią chwilę.  W tym artykule opisujemy krok po kroku jak można sporządzić sprawozdanie finansowe związku zawodowego.

Od 1 stycznia 2020 r. zmieniły się zasady sporządzania sprawozdań finansowych przez podatników CIT, którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (lub są wpisani do innych rejestrów KRS). Mają oni obowiązek przygotowania ich w formie ustrukturyzowanej i przekazania do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). W tym miejscu należy wyjaśnić, że dotyczy to również związków zawodowych a forma ustrukturyzowana to nic innego jak wersja elektroniczna. Przypomnę, że do 31 grudnia 2019 r. związki zawodowe składały sprawozdania finansowe do Urzędu Skarbowego w wersji papierowej lub elektronicznej nieustrukturyzowanej. Bardzo ważną zmianą jest również to, że sprawozdanie finansowe w wersji elektronicznej należy podpisać elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP.

Sprawozdanie finansowe związku zawodowego – najważniejsze informacje

Wzór

Związki zawodowe nie prowadzące działalności gospodarczej mogą korzystać z uproszczeń przewidzianych dla jednostek mikro. Sprawozdanie finansowe związku zawodowego jest sporządzane zgodnie z załącznikiem nr 4 do ustawy o rachunkowości.

Podpisy

Sprawozdanie finansowe zgodnie z art 52 ustawy o rachunkowości podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – skarbnik lub księgowa) oraz upełnomocnieni członkowie zarządu. Więcej na ten temat możesz przeczytać w jednej z naszych publikacji, którą znajdziesz tutaj.

Terminy

W większości organizacji związkowych rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. W roku 2020, w związku z pandemią COVID-19 terminy sprawozdawcze zostały przesunięte. Poniżej podajemy ogólną zasadę, wnikającą z ustawy o rachunkowości oraz realnie obowiązujący termin w 2020 roku.

• Sporządzenie i podpisywanie sprawozdania – w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (do 31 marca); po przesunięciu dla sprawozdania za 2019 rok – do 30 czerwca 2020 r.
• Zatwierdzenie sprawozdania – w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (do 30 czerwca); po przesunięciu dla sprawozdania za 2019 rok – do 30 września 2020 r.
• Przesłanie sprawozdania wraz z uchwałą zatwierdzającą do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) – w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia; po przesunięciu dla sprawozdania za 2019 – do 12 października 2020 r.

Co ważne sprawozdania finansowe związku zawodowego za rok 2019 są sporządzane w tzw strukturze logicznej (plik XML) – więcej na ten temat piszemy tutaj. Poniżej wyjaśniamy, jak i co technicznie trzeba zrobić.

KROK PIERWSZY – sporządź sprawozdanie

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej skarbnik, księgowy, księgowa) robi sprawozdanie finansowe według załącznika nr 4 (bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa). Najczęściej gotowe sprawozdanie to po prostu plik Excel (plik w formacie xls) sporządzony samodzielnie albo plik wygenerowany przez program księgowy. W 2020 roku sprawozdanie finansowe MUSI być zrobione w tzw. strukturze logicznej.

Do stworzenia pliku w strukturze logicznej można wykorzystać bezpłatną aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów – e-Sprawozdania Finansowe.

Technicznie oznacza to wpisanie po kolei w poszczególne pola aplikacji informacji o naszych przychodach, kosztach, wyniku, aktywach, pasywach, itd.

Zanim jednak zaczniemy wpisywać liczby w poszczególne pola aplikacji, trzeba wybrać typ jednostki. Wybieramy „jednostka mikro – sprawozdanie finansowe na podstawie załącznika nr 4 UoR”.

Druga rzecz, którą trzeba wybrać, to informacja, w jakich jednostkach będziemy podawać nasze przychody, koszty, wynik, aktywa, pasywa, itd. Mamy do wyboru „w złotych” albo w „tysiącach złotych”. 

Rekomendacja Poradnika Związkowca

Aplikacja jest tylko narzędziem do zapisania sprawozdania w strukturze logicznej. Nie liczy, nie podsumowuje, nie przenosi, trzeba samodzielnie wszystko do niej wpisywać. Dlatego zanim zaczniesz wprowadzać informacje do aplikacji, zrób po prostu sprawozdanie finansowe w Excelu (plik w formacie xls) albo wygeneruj plik ze sprawozdaniem z programu księgowego, którego używasz.

UWAGA! Po wpisaniu sprawozdania w aplikację MUSISZ zapisać sprawozdanie u siebie na swoim komputerze. Na ekranie kliknij „zapisz plik”. Pojawi się okno z plikiem. Nazwa pliku jest generowana automatycznie i ma rozszerzenie .xml. Zapisz ten plik u siebie w komputerze (możesz zmienić nazwę, ale zostaw rozszerzenie .xml).

KROK DRUGI – załóż profil zaufany (ePUAP)

Podpis zaufany (zwany też często profilem) to forma internetowego potwierdzenia tożsamości danej osoby fizycznej. Dzięki niemu osoba fizyczna może przez internet podpisywać dokumenty składane do różnych urzędów publicznych.

Sprawozdanie finansowe podpisywane jest przez osobę je sporządzającą oraz przez WSZYSTKICH upełnomocnionych członków zarządu. W związku z tym wszystkie te osoby muszą założyć SWÓJ osobisty podpis zaufany.

O tym, jak to zrobić pisaliśmy w wiadomości tutaj. 

KROK TRZECI – podpisz sprawozdanie

Usługa podpisywania sprawozdania finansowego podpisem zaufanym ePUAP dostępna jest w aplikacji e-Sprawozdania finansowe.  Jako pierwsza sprawozdanie finansowe związku zawodowego podpisuje osoba, która sporządziła sprawozdanie. Aby to zrobić należy:

• wejść na stronę aplikacji e-Sprawozdania finansowe;
• kliknąć pole “podpisz sprawozdanie”;
• aplikacja przekieruje użytkownika na stronę elektronicznego podpisywania dokumentów;

• należy kliknąć napis “wybierz dokument z dysku”, dodać dokument, który został wygenerowany z aplikacji i zapisany na komputerze (plik w formacie XML). Należy sprawdzić po dacie i godzinie zapisania, czy wczytujemy właściwy plik; 
• należy kliknąć napis “podpisz”, aplikacja  przekieruje użytkownika na stronę logowania do profilu zaufania ePUAP;

• należy zalogować się, w wybrany sposób przy pomocy loginu i hasła lub przez bankowość elektroniczną;
• po zalogowaniu na konto profilu zaufanego ePUAP użytkownik powinien kliknąć napis “podpisz podpisem zaufanym”;
• a następnie kliknąć napis “zatwierdź”;
• po autoryzacji użytkownik otrzyma informację, że dokument został poprawnie podpisany, należy kliknąć napis “pobierz”, żeby pobrać podpisany przez użytkownika plik. Plik należy zapisać na komputerze, można dodać do nazwy pliku inicjały osoby, która podpisała plik w celach identyfikacyjnych.

• plik zostanie zapisany na komputerze w postaci pliku z rozszerzeniem “xml”, w folderze wskazanym przez użytkownika. Najlepiej stworzyć na komputerze specjalny folder (np. Sprawozdanie finansowe za rok 2019) i w nim gromadzić wszystkie niezbędne pliki związane ze sprawozdaniem finansowym związku.

Kto się podpisuje następny i jak to zrobić?

Osoba, która sporządziła sprawozdanie finansowe i podpisała je podpisem zaufanym musi przesłać podpisany przez siebie plik (rozszerzenie xml) mailem do jednego z członków zarządu. Kto ma nim być? Musicie się na to umówić w gronie zarządu – ustalić wcześniej, jaka będzie kolejność przesyłania i podpisywania sprawozdania. Przykładowo jest trzech członków zarządu. Księgowy przesyła podpisane sprawozdanie do skarbnika, skarbnik do wiceprzewodniczącego zarządu, a wiceprzewodniczący zarządu do przewodniczącego, który jako ostatni podpisuje sprawozdanie finansowe.

Skarbnik pobiera załączony w mailu plik, zapisuje go na swoim dysku, wchodzi na stronę aplikacji “elektroniczne podpisywanie dokumentów” i podpisuje przesłany plik zgodnie z opisanymi wcześniej krokami.

Po podpisaniu, skarbnik zapisuje plik na dysku i wysyła maila załączając plik z dwoma podpisami do wiceprzewodniczącego zarządu, itd.

Rada Poradnika Związkowca

żeby się nie pomylić warto zmienić nazwę pliku np. dodając swoje inicjały albo cyfrę 2 do pliku z dwoma podpisami. Warto też pamiętać, że nawet jeśli nie zmienimy nazwy, to plik z dwoma podpisami jest „cięższy”, ma inną datę, godzinę zapisania.

Ostania osoba z zarządu, po podpisaniu pliku według przedstawionych wskazówek, zapisuje ostateczny plik ze wszystkimi podpisami na dysku. Warto zrobić kopię tego pliku i zamieścić we wcześniej utworzonym folderze. Plik jest przygotowany w postaci .xml i zawiera treść dokumentu oraz wszystkie złożone podpisem zaufanym podpisy.

Tak przygotowany plik będzie można przesłać po zatwierdzeniu sprawozdania do szefa KAS (Krajowej Administracji Skarbowej).

W kroku trzecim został omówiony tylko jeden ze sposobów podpisywania plików przez członków zarządu. Inne sposoby podpisywania plików podpisem zaufanym ePUAP znajdziesz tutaj.

KROK CZWARTY – zatwierdzenie sprawozdania finansowego związku zawodowego

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki sam jak kalendarzowy, mija 30 czerwca (po przesunięciu terminów w 2020 r. – 30 września). Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu lub uchwały w tym zakresie. 

Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu.

Uwaga:

Uchwała na tym etapie ma wersję papierową i na niej składają podpisy osoby z organu zatwierdzającego sprawozdanie (np. przewodniczący i protokolant zebrania członków zarządu).

Podpisaną uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania trzeba albo zeskanować, albo zrobić zdjęcie i zapisać w folderze, gdzie jest przechowywane elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe.

KROK PIĄTY – wysłanie sprawozdania i uchwały do szefa KAS

Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe oraz skan/zdjęcie uchwały o zatwierdzeniu trzeba przekazać do KAS w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia.

Kto ma to zrobić i jak?

Za przekazanie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego odpowiedzialny jest zarząd. Warto umówić się wcześniej z gronie zarządu, kto to zrobi. Najlepiej by był to członek zarządu, który ostatni podpisywał sprawozdanie finansowe i ma ostateczny plik ze wszystkimi podpisami. Jak wysyłamy sprawozdanie?

Wejdź na stronę aplikacji e-Sprawozdania finansowe i kliknij „wyślij sprawozdanie do Szefa KAS”.

Masz problemy ze sporządzeniem sprawozdania finansowego? Nie wiesz jak to zrobić? Nie martw się, skontaktuj się z nami – pomożemy!

Autor: Piotr Rykowski