Podpisywanie sprawozdania finansowego związku zawodowego przez członków zarządu

+48 695 382 389 kontakt@poradnikzwiazkowca.pl 03-742 Warszawa, ul. Markowska 6/5

Podpisywanie sprawozdania finansowego związku zawodowego przez członków zarządu

Post author:Poradnik Związkowca
Post published:4 kwietnia 2021
Post category:Sprawozdanie Finansowe

Ostatnio do redakcji Poradnika Związkowca napływa wiele próśb dotyczący przedstawienia zasad podpisywania sprawozdania finansowego, przez członków zarządu, za pomocą profilu zaufanego ePUAP z wykorzystaniem aplikacji Ministerstwa Finansów. Niniejszy artykuł jest odpowiedzią na te prośby.

UWAGA!!!
Ministerstwo Finansów wydłużyło okres podpisania sprawozdań finansowych za rok 2020, m.in. związków zawodowych o 3 miesiące czyli do końca czerwca 2021 r. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj…

Ministerstwo finansów udostępniło darmową aplikację, która służy do podpisywania różnych dokumentów (w tym sprawozdania finansowego) elektronicznie, profilem zaufanym ePUAP. Strona internetowa, tzw. PODPISYWARKI znajduje się tutaj.

“PODPISYWARKA” umożliwia:

podpisanie e-sprawozdania finansowego podpisem zaufanym,
zapoznanie się z treścią dokumentu zaszytego w podpisywanym pliku .xml,
sprawdzenie osób, które złożyły podpisy zaufane pod plikiem .xml.

UWAGA!
Aby zrealizować powyższe funkcjonalności musisz posiadać prywatne konto profilu zaufanego ePUAP. Jeżeli nie nie posiadasz profilu zaufanego nie przejmuj się, w kilka minut możesz bezpłatnie założyć profil zaufany ePUAP na stronie internetowej www.pz.gov.pl

Podpisywanie e-sprawozdania finansowego

Dokument xml zawierający e-sprawozdanie finansowe związku zawodowego podpisane podpisem zaufanym ePUAP może z wykorzystaniem podpisywarki podpisać każdy członek zarządu, który posiada prywatny profil zaufany ePUAP.

UWAGA!
Podpisem zaufanym ePUAP można również podpisać dokumenty w innych formatach (np. doc, pdf, xls, etc.) oraz spakowane archiwa zawierające wiele plików (np. rar, zip, 7z i inne).

Aby podpisać plik e-sprawozdania finansowego (plik XML):

Przygotuj plik, który chcesz podpisać (najlepiej umieść go w odpowiednim katalogu).
Na stronie “Podpisywarki” kliknij w niebieski przycisk Podpisz lub sprawdź dokument (patrz fot. nr 1).

podpisywarka — fot. nr 1. Rozpoczęcie procedury podpisywania e-sprawozdania finansowego podpisem ePUAP.

Znajdź na dysku dokument (plik XML) e-sprawozdania finansowego – kliknij Wybierz dokument z dysku (patrz fot. nr 2) lub przeciągnij plik myszką na szare oznaczone strzałką w górę (patrz fot nr 3).

fot. nr 2. Procedura dodawania pliku XML z dysku lokalnego komputera.

art 3 — fot. nr 3. Pobieranie e-sprawozdania finansowego z dysku

Następnie kliknij przycisk Podpisz System wygeneruje plik XML, w którym zawarty będzie Twój podpis (patrz fot. nr 4).

fot4 — fot. nr 4. Składanie podpisu pod e-sprawozdaniem

Gdy otworzy się strona profilu zaufanego, Zaloguj się na swoje konto ePUAP i wykonaj kolejne instrukcje systemu prowadzące do złożenia podpisu zaufanego (będą one różne w zależności od wyboru sposobu logowania – patrz fot. nr 5). W kolejnych krokach system obsługujący profil zaufany poprosi Cię o weryfikację chęci złożenia podpisu zaufanego ePUAP pod dokumentem poprzez autoryzację podpisu kodem SMS.

fot5 — fot. nr 5. Logowanie do systemu ePUAP

Po dokonaniu podpisu kliknij przycisk Pobierz, aby zapisać podpisany plik e-sprawozdania finansowego w formacie XML na dysku lokalnym. Przed pobraniem pliku zwróć uwagę na status złożonego podpisu – powinien być widoczny zielony napis Ważny (patrz fot nr 6). Po podpisaniu możesz pobrać plik i wysłać go do innego członka zarządu, który też będzie mógł go podpisać zgodnie z instrukcją podana powyżej (patrz fot nr 7).

fot6 — fot. nr 6. Weryfikacja poprawności złożenia podpisu

fot7 — fot. nr 7. Pobieranie podpisanego pliku e-sprawozdania finansowego na dysk lokalny.

UWAGA!
Podpisem zaufanym ePUAP można podpisywać piliki o różnych rozszerzeniach – m.in. .docx, .xlsx i inne (np. spakowane archiwa- np. rar, zip, 7z) o maksymalnym rozmiarze 10 MB. Plik wynikowy – z podpisem zawsze będzie plikiem typu .XML (patrz fot nr 8).

fot8 — fot. nr 8. Sposób tworzenia pliku xml.

Jeżeli w procesie podpisywania jedna z podpisujących osób chciałaby użyć elektronicznego podpisu kwalifikowanego, może użyć do tego oprogramowania do podpisu kwalifikowanego – w oprogramowaniu ww. osoba powinna wybrać:

format podpisu XAdES-BES,
opcję dodawania kolejnego podpisu.

Podpisy elektroniczne złożone według opisanej powyżej metody “obejmują” podpisane pliki w taki sposób, że tworzony jest pojedynczy plik w formacie xml. W tym pliku znajduje się podpisana treść e-sprawozdania finansowego i wszystkie złożone podpisy elektroniczne (patrz fot nr 9). Opisana metoda pozwala na podpisanie e-sprawozdania finansowego przez wszystkich członków zarządu związku zawodowego i w wygodny sposób sprawdzić poprawność złożonych podpisów.

fot9 — fot. nr 9. Tworzenie pliku xml z kilkoma podpisami.

Po podpisaniu e-sprawozdania finansowego przez wszystkich członków upoważnionego do tego organu związku zawodowego i zatwierdzeniu ww. sprawozdania przez organ nadzoru Plik sprawozdania należy wysłać do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) – w terminie do 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania przez organ nadzoru.

Procedurę wysyłania e-sprawozdania finansowego zostanie opisana w kolejnym artykule zamieszczonym na Portalu Poradnik Związkowca, który ukaże się już niebawem. Jeżeli chcesz poznać ww. procedurę śledź uważnie nowości zamieszczane w naszym serwisie.

Zapoznałeś się z artykułem. Nadal masz trudności ze sporządzeniem i podpisaniem e-sprawozdania finansowego związku zawodowego? Koniecznie skontaktuj się z Poradnikiem Związkowca pomożemy!!!

Autor: Ryszard Filochowski