Sposoby podpisywania dokumentów profilem zaufanym ePUAP

Sposoby podpisywania dokumentów profilem zaufanym ePUAP

Podpis zaufany to bezpłatny podpis elektroniczny służący do podpisywania dokumentów lub pism. W kontaktach z podmiotami publicznymi jest alternatywą dla płatnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

W organizacji związkowej najczęściej dokumenty i pisma podpisuje, w imieniu związku zawodowego podpisuje jedna, upoważniona osoba. Czasami jednak podpis musi złożyć kilka osób (np. sprawozdanie finansowe, które musi być podpisane przez wszystkich członków zarządu związku zawodowego).

Plik lub pismo, które wymagają podpisania, profilem zaufanym ePUAP, przez kilka osób można podpisać na dwa sposoby:

  1. Przy wykorzystaniu „podpisywarki” plików na portalu gov.pl – Ministerstwo Cyfryzacji udostępniło możliwość podpisywania profilem zaufanym ePUAP dowolnych plików (nie tylko XML) na portalu gov.pl. Tu jest bezpośredni link: https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany. Plik po podpisaniu można pobrać na dysk i przekazać kolejnej osobie do podpisania. Ta forma podpisywania sprawdza się najlepiej wtedy, kiedy plik podpisuje jedna osoba. Jeżeli podpisujących osób jest więcej, to kłopotliwe może stać się przekazywanie sobie podpisanych przez kolejne osoby plików. Łatwo pomylić się i wysłać nieprawidłową wersję pliku. Wtedy lepiej skorzystać z platformy ePUAP.
  2. Wykorzystujemy platformę ePUAP – Podpisanie plików profilem zaufanym przez kilka osób (na przykład przez członków zarządu) najlepiej przeprowadzić na platformie ePUAP. Najwygodniej zrobić to zakładając konto ePUAP dla takiego podmiotu oraz zaprosić do niego wszystkie osoby, które mają złożyć podpis (o tym jak to zrobić pisaliśmy tutaj).

Instrukcja podpisywania profilem zaufanym ePUAP różnych rodzajów plików i dokumentów przez kilka osób:

Podpisanie profilem zaufanym ePUAP pliku XML przez kilka osób

Zakładam, że związek zawodowy posiada już konto ePUAP dla organizacji związkowej. Jeżeli tak nie jest, załóż je (tu znajdziesz instrukcję jak to zrobić) i postępuj według poniższej instrukcji:

  • Logujemy się do ePUAP i wybieramy podmiot.
  • Klikamy na ikonę „Moja skrzynka”.
  • Po wejściu do skrzynki podmiotu przechodzimy do folderu „Robocze”.
  • Klikamy na przycisk „Dodaj plik z dysku”.
  • Po pojawieniu się nazwy pliku klikamy przycisk „Dodaj”.
  • Po dodaniu pliku pojawi się komunikat „Dokument został przesłany na serwer”.
  • Klikamy na nazwę dodanego pliku.
  • Pojawi się komunikat „Dokument nie został zaadresowany”.
  • Pojawi się aktywny przycisk „Podpisz”. Podpisujemy.
  • Pojawi się komunikat „Dokument nie posiada postaci wizualnej. Czy podpisać mimo to?”.
  • Potwierdzamy i podpisujemy plik.
  • Do dokumentu zostanie dodany podpis i komunikat „Wszystkie podpisy prawidłowe”.
  • Prosimy pozostałe osoby dodane do konta ePUAP związku zawodowego, aby zalogowały się na profil ePUAP organizacji związkowej, weszły do folderu „Robocze” i podpisały plik – zgodnie z niniejszą instrukcją.

Jeżeli plik podpiszą już wszystkie osoby możemy go wysłać. Możemy też zapisać na komputerze w podpisanej wersji. Podpis będzie dołączony do pliku.

Podpisanie profilem zaufanym ePUAP pliku w innym formacie (niż HML) przez kilka osób

Tu powinna pojawić się pewna wątpliwość. No bo czy można na platformie ePUAP podpisać plik w innym formacie niż XML? Tak, można. Zakładam, że związek zawodowy posiada już konto ePUAP dla organizacji związkowej. Jeżeli tak nie jest, załóż je (tu znajdziesz instrukcję jak to zrobić) i postępuj według poniższej instrukcji:

  • Logujemy się do ePUAP i wybieramy podmiot.
  • Klikamy na ikonę „Moja skrzynka”.
  • Po wejściu do skrzynki podmiotu przechodzimy do folderu „Robocze”.
  • Klikamy na przycisk „Dodaj plik z dysku”.
  • Po pojawieniu się nazwy pliku klikamy przycisk „Dodaj”.
  • Po dodaniu pliku pojawi się komunikat „Dokument został przesłany na serwer”.
  • Klikamy na nazwę dodanego pliku.
  • Pojawi się komunikat „Dokument nie został zaadresowany”.
  • Wczyta się formularz, który trzeba będzie uzupełnić, żeby pojawiła się możliwość podpisania.
  • Wybieramy rodzaj pisma.
  • Uzupełniamy tytuł i treść pisma.
  • Klikamy przycisk „Dalej”.
  • Pojawi się okno z wyborem adresata.
  • Po wybraniu adresata klikamy na przycisk „Zapisz odbiorców i zamknij”.
  • Pojawi się aktywny przycisk „Podpisz”. Podpisujemy.
  • Do dokumentu zostanie dodany podpis i komunikat „Wszystkie podpisy prawidłowe”.
  • Podpisany plik będzie znajdował się w folderze „Robocze”.
  • Prosimy pozostałe osoby dodane do konta związku zawodowego, aby zalogowały się na profil ePUAP organizacji związkowej, weszły do folderu „Robocze” i podpisały plik.

Jeżeli plik podpiszą już wszystkie osoby możemy go wysłać. Możemy też zapisać tak podpisany załącznik na komputerze.

Podpisywanie profilem zaufanym ePUAP pisma przez kilka osób

Wysyłając pismo, które ma być podpisane przez kilka osób wykorzystujemy formularz, który nazywa się „Pismo ogólne do podmiotu publicznego – stary wzór„. Jego nazwa jest myląca i może sugerować, że nie może już być wykorzystywany. Może być cały czas wykorzystywany i z niego korzystamy.

Zakładam, że związek zawodowy posiada już konto ePUAP dla organizacji związkowej. Jeżeli tak nie jest, załóż je (tu znajdziesz instrukcję jak to zrobić) i postępuj według poniższej instrukcji:

  • Logujemy się do ePUAP i wybieramy podmiot.
  • Klikamy na ikonę „Moja skrzynka”.
  • Klikamy na przycisk „Załatw sprawę”.
  • Z kategorii „Sprawy ogólne” wybieramy opcję „Pisma do urzędu”.
  • Z listy spraw wybieramy „Pismo ogólne do podmiotu publicznego – stary wzór”.
  • Klikamy na przycisk „Załatw sprawę”.
  • Wczyta się formularz oraz pojawi się komunikat „Dokument nie został zaadresowany”.
  • Pojawi się komunikat „Dokument nie jest jeszcze zaadresowany. Aby zaadresować dokument skorzystaj z sekcji poniżej”.
  • W polu „Ustaw/zmień adresata” wyszukujemy adresata pisma.
  • Zatwierdzamy adresata.
  • Wybieramy rodzaj pisma.
  • Uzupełniamy tytuł i treść pisma.
  • Klikamy przycisk „Dalej”.
  • Pojawi się aktywny przycisk „Podpisz”. Podpisujemy.
  • Do dokumentu zostanie dodany podpis i komunikat „Wszystkie podpisy prawidłowe”.
  • Podpisany plik będzie znajdował się w folderze „Robocze”.
  • Prosimy pozostałe osoby dodane do konta związku zawodowego, aby zalogowały się na profil ePUAP organizacji związkowej, weszły do folderu „Robocze” i podpisały pismo.

Jeżeli pismo podpiszą już wszystkie osoby możemy je wysłać. Możemy też zapisać na komputerze w podpisanej wersji. Podpis będzie dołączony do pisma.

To, jak krok po kroku składa się pismo do urzędu obrazuje, krótki film pod tym artykułem. Zachęcam do jego obejrzenia.

Poradnik Związkowca

Organizuje szkolenia dla członków zarządów organizacji związkowych z zakresu podpisywania pism i plików oraz zatwierdzania sprawozdania finansowego związku zawodowego. 

Chcesz poznać lub skorzystać z naszej oferty szkoleniowej koniecznie skontaktuj się z nami – pomożemy!

Autor: Piotr Rykowski

Udostępnij wpis

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on google
Share on reddit
Share on vk
Share on tumblr
Share on delicious
Share on whatsapp
Share on pocket
Share on email

Deklaracja podatkowa CIT-8

Zasady wypełniania i składania

Deklaracja podatkowa CIT-8

Problemy z deklarację CIT-8?
Nie wiesz jak ją wypełnić
i wysłać?
Zgłoś się do nas
Profil zaufany ePUAP
Chcesz założyć profil zaufany dla związku zawodowego?
Nie wiesz jak to zrobić?
Interesuje Cię oferta szkoleniowa?
skontaktuj się z nami - pomożemy!

Dodaj komentarz