Profil zaufany (ePUAP) to forma internetowego potwierdzenia tożsamości danej osoby fizycznej. Dzięki niemu osoba fizyczna może przez internet podpisywać dokumenty składane do różnych urzędów publicznych. Jak ePUAP może się przydać w związku zawodowym? Jak go założyć?

Możliwość internetowego załatwiania spraw urzędowych może być wspaniałym odkryciem. Wygodnie, siedząc w domu przed komputerem można załatwić urzędową sprawę, np. złożyć wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego. Wypełniony cyfrowo wniosek i odpowiednio przygotowane cyfrowe zdjęcie wysyła się do urzędu. Potwierdzenie złożonego wniosku jest bardzo proste: udowadniamy, że my to my za pomocą profilu zaufanego, w skrócie: ePUAP-u. I już. Gotowe.

Jest wiele innych spraw, które możemy w ten sposób przyspieszyć. Także w sferach, w których działają związki zawodowe.

ePUAP a związek zawodowy

Posiadanie profilu zaufanego daje możliwość podpisywania i wysyłania dokumentów elektronicznie w imieniu związku zawodowego, np. przez przewodniczącego lub członka zarządu. Przydaje się to chociażby wtedy, gdy trzeba wysłać do KRS sprawozdania finansowego związku zawodowego (dotyczy to tych związków zawodowych, które prowadzą działalność gospodarczą).

W 2020 roku związki zawodowe dotknęła elektroniczna rewolucja, związana z powszechnym obowiązkiem składania sprawozdań finansowych. Warto zawczasu pomyśleć o założeniu profilu zaufanego gdyż przy jego pomocy sprawozdanie finansowe łatwo mogą podpisać organy związku zawodowego do tego uprawnione.

O tym czym się różni profil zaufany ePUAP od innych podpisów elektronicznym możesz przeczytać tutaj.

Założenie osobistego konta i profilu zaufanego na platformie ePUAP

Aby uzyskać profil zaufany, czyli bezpłatną formę potwierdzania tożsamości danej osoby (osoby, nie organizacji!) w kontaktach z administracją publiczną, trzeba założyć konto na platformie ePUAP (epuap.gov.pl).

Jak założyć konto na na platformie ePUAP? Aby to zrobić należy:

• wejść na stronę epuap.gov.pl,
• kliknąć w przycisk „zarejestruj się”,
• wypełnić prosty formularz rejestrowy.

Jednak samo założenie konta nie wystarcza. Trzeba udowodnić, że jest się tym, kim się jest – czyli potwierdzić tożsamość i uzyskać profil zaufany. W tym celu należy udać się do urzędu, by potwierdzić, że jest się osobą, która zakładała konto. Na stronie epuap.gov.pl czytamy, że po założeniu konta „w ciągu 14 dni udaj się do dowolnego Punktu Potwierdzającego z dowodem osobistym lub paszportem”. Punkt Potwierdzający może znajdować się w urzędzie wojewódzkim, oddziale ZUS, urzędzie skarbowym, placówce poczty polskiej, banku, konsulacie.

Listę punktów potwierdzających można znaleźć tutaj: https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList

Profil zaufany ePUAP możesz również założyć przez bank

Innym sposobem zakładania konta i profilu zaufanego jest bankowość internetowa. Jeżeli masz konto bankowe w jednym z niżej wymienionych banków:

1. T-Usługi Bankowe,
2. PKO Bank Polski,
3. inteligo,
4. Santander,
5. Bank Pekao,
6. mBank,
7. ING,
8. envelo,
9. Millenium Bank,
10. Alior Bank

bez wychodzenia z domu, siedząc przy filiżance kawy, wystarczy kilka minut aby cieszyć się w pełni działającym profilem zaufanym ePUAP.

Aby założyć profil zaufany przez bank należy:

• zalogować się do swojego banku,
• odszukać opcję tworzenia konta i profilu zaufanego ePUAP (w systemie każdego banku jest to nieco inaczej zorganizowane) – przykład założenia konta ePUAP na przykładzie jednego z banków możesz prześledzić w filmie zamieszczonym poniżej,
• wypełnić i wysłać odpowiedni formularz, potwierdzając swoją wolę założenia profilu zaufanego zazwyczaj tak, jak to dzieje się przy dokonywaniu przelewów.
  Bank potwierdza internetowo naszą tożsamość, ponieważ zidentyfikował nas już wcześniej, przy zakładaniu konta.

Od tej chwili możesz się cieszyć w pełni funkcjonalnym profilem zaufanym ePUAP. Szczegółowe informacje o tym, jak złożyć konto i potwierdzić profil zaufany są dostępne też tutaj: https://pz.gov.pl/pz/index.

Podpisywanie dokumentów profilem zaufanym ePUAP

Podpisanie dokumentów profilem zaufanym to „kliknięcie” podpisz i potwierdzenie złożenia podpisu w przyjęty przez siebie sposób. Ten sposób to np. unikatowe hasło do potwierdzenia podpisania danego dokumentu wysyłane SMS-em na podany numer telefonu albo potwierdzenie za pomocą identyfikatora i hasła logowania do banku (jeśli profil zakładany był przez bankowość elektroniczną). Sposób potwierdzania określamy samodzielnie.

Logowanie do systemu ePUAP by skorzystać z opcji podpisania i wysłania elektronicznych dokumentów odbywa się albo za pomocą loginu i hasła albo za pomocą bankowości elektronicznej.

Mając osobiste konto na platformie ePUAP przewodniczący lub upełnomocniony członek zarządu związku zawodowego może założyć profil dla swojej organizacji związkowej. Procedura zakładania profilu zaufanego ePUAP dla organizacji związkowej została opisana w oddzielnym artykule do którego lektury zapraszamy.

Zamieszczony poniżej, krótki film w przystępny sposób przedstawia czym jest ePUAP i w jaki sposób go założyć. 

Autor: Piotr Rykowski