Podpis elektroniczny to jedno z niezbędnych narzędzi w działalności związków zawodowych. Jakie są rodzaje podpisów elektronicznych i do czego służą? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule. 

Obecnie każdy działacz związkowy ma codziennie do czynienia z koniecznością używania podpisu elektronicznego. Podpisywanie sprawozdań finansowych, pism urzędowych, wiadomości e-mail, a także załatwianie spraw urzędowych, to tylko niektóre z przykładów gdzie podpis elektroniczny może być stosowany Także w życiu prywatnym coraz częściej mamy do czynienia z ta forma składnia podpisu. Na rynku pojawia się coraz więcej rodzajów podpisów elektronicznych.  

Profil zaufany ePUAP

ePUAP, to bezpłatna platforma do kontaktu z różnymi urzędami. Z jej pomocą możesz załatwić swoje sprawy szybko, wygodnie i bez kolejek. Jest to narzędzie bardzo przydatne w działalności związkowej a jego podstawową zaleta to, to że jest całkowicie bezpłatne. Z jego pomocą załatwisz sprawy w USC, US, ZUS lub w urzędzie gminy. Brakuje ci zaświadczenia lub odpisu a może chcesz złożyć wniosek? Dzięki ePUAP możesz to zrobić przez internet bez wychodzenia z domu lub biura.

Co to jest ePUAP

ePUAP to skrót nazwy Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej. To miejsce, gdzie usługi są udostępniane. Dzięki ePUAP załatwisz wiele spraw w różnych urzędach bez wychodzenia z domu – przez internet, w wybranym przez siebie czasie i w dowolnym miejscu. Nie ograniczają cię godziny pracy urzędów – sam decydujesz, kiedy złożysz wniosek. Wniosku nie musisz podpisywać ręcznie – do podpisu elektronicznych dokumentów służy bezpłatny profil zaufany.

O tym jak założyć profil zaufany dla siebie oraz dla organizacji związkowej piszemy w oddzielnym artykule zamieszczonym na naszym portalu.

Podstawą prawną do założenia profilu zaufanego jest Rozporządzenie ministra cyfryzacji z dnia 10 września 2018 r. w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego (Dz. U. 2018 poz. 1760).

Podpis osobisty

Kolejną odmianą podpisu elektronicznego jest podpis osobisty. Jest to zaawansowany podpis elektroniczny zakodowany w e-dowodzie osobistym. Prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz nr PESEL.

Aby certyfikat podpisu osobistego znalazł się w e‑dowodzie, powinieneś wyrazić na to zgodę podczas składania wniosku o nowy dokument. Podpis osobisty wywołuje dla podmiotu publicznego taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny. Podpis osobisty może być wykorzystywany również w kontaktach z podmiotami innymi niż publiczne, ale tylko jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę. Podpis osobisty może służyć m.in. do podpisu dokumentów elektronicznych wysyłanych do urzędu.

Uwaga! Używanie podpisu osobistego wymaga posiadania czytnika do e-dowodów.

Podpis kwalifikowany

Podpis kwalifikowany jest elektronicznym podpisem odpowiadającym podpisowi własnoręcznemu. Służy do podpisywania dokumentów i umów, które maja moc prawną. Jest on weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem. Inaczej mówiąc jest to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Podpis kwalifikowany wystawiają kwalifikowani dostawcy usług zaufania, którzy posiadają certyfikaty służące do weryfikacji zaawansowanych podpisów elektronicznych lub pieczęci elektronicznych wydane przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Obecnie w Polsce tylko pięć firm posiada taki certyfikat:

1. Centralny Punkt Rejestracji CenCert;
2. Centrum Certyfikacji EuroCert;
3. Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR);
4. PWPW Centrum Usług Zaufania SIGILLUM;
5. CERTUM Powszechne Centrum Certyfikacji.

Posiadanie podpisu kwalifikowanego daje możliwość korzystania z szerokiego wachlarza e-usług. Od stycznia 2020 roku związki zawodowe są zobowiązane do przekazania do KAS sprawozdania finansowego w wersji elektronicznej  (plik XML)  opatrzonego podpisem elektronicznym (dotyczy sprawozdania finansowego za rok 2019). Zwiększający się poziom cyfryzacji naszego społeczeństwa, sprawia, że z roku na rok podpis elektroniczny cieszy się coraz większym zainteresowaniem i coraz częściej zastępuje tradycyjny podpis.

Kwalifikowany podpis elektroniczny niesie ze sobą skutki prawne równoważne następstwom dokumentów prawnych podpisanych własnoręcznie. Takie zrównanie sprawia, że podpis ma bardzo szerokie zastosowanie, gdyż może być używany w kontaktach z administracją publiczną, w służbie zdrowia i innych. Istotną cechą podpisu kwalifikowanego, która daje mu niebagatelną przewagę nad podpisem klasycznym, jest to, że zabezpiecza on podpisany dokument przed zmianą. Oznacza to, że jeżeli nastąpi jakakolwiek zmiana, wówczas będzie to widoczne podczas weryfikacji podpisu. Obecnie e-usługi z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego stają się coraz bardziej powszechne. Portal Poradnik Związkowca korzysta w kwalifikowanych podpisów elektronicznych firmy Certum, która posiada w swojej ofercie kilka rodzajów zestawów do podpisu kwalifikowanego wraz z opcją znakowania czasem.

Autor: Piotr Rykowski