Zakładamy profil zaufany dla organizacji związkowej

Zakładamy profil zaufany dla organizacji związkowej

Profil zaufany ePUAP dla organizacji związkowej może założyć (technicznie rzecz biorąc) dowolna osoba, która ma swoje prywatne konto na ePUPA’ie (o tym jak założyć prywatny profil zaufany ePUAP pisaliśmy tutaj). Nie musi tego robić przewodniczący, ani członek zarządu. Co może być dla związku zawodowego bardzo cenne jeżeli członkowie władz są mało techniczni.

Oczywiście profil zaufany ePUAP dla związku zawodowego powinien być zakładany przez osobę, która ma prawo działać w jego imieniu (art. § 5. 1. rozporządzenia w sprawie ePUAP). Najczęściej jest to przewodniczący organizacji związkowej lub inny członek Prezydium Zarządu posiadający stosowne pełnomocnictwo zarządu organizacji związkowej.

Po co zakładać profil zaufany ePUAP dla organizacji związkowej?

Posiadając konto firmowe związek zawodowy może składać pisma urzędowe opatrzone jednym lub kilkoma podpisami. Innym przykładem jest możliwość podpisania plików przez wszystkie osoby zobowiązane do złożenia podpisu (np. podczas zatwierdzania sprawozdania finansowego organizacji związkowej). Mając firmowy profil zaufany mamy możliwość gromadzenia w jednym miejscu wszystkich dokumentów podpisanych i wysłanych elektronicznie w imieniu związku zawodowego.

INSTRUKCJA ZAŁOŻENIA PROFILU ZAUFANEGO ePUAP DLA ORGANIZACJI ZWIĄZKOWEJ

  Aby założyć profil zaufany ePUAP dla związku zawodowego należy:

  • Zalogować się do swojego osobistego konta ePUAP,
logowanie się do konta ePUAP
fot 1. Aby zalogować się na swoje konto ePUAP wpisz login lub email a następnie hasło a w przypadku logowania za pośrednictwem bankowości internetowej kliknij na ikonę swojego banku
  • Znaleźć opcję „utwórz nowy profil dla firmy lub instytucji” (obecnie w tym celu należy kliknąć na strzałkę obok swojego imienia i nazwiska i rozwinąć menu). Wypełniamy formularz – jako typ konta wybieramy „Instytucja”. Jako rodzaj instytucji wybieramy „Związek zawodowy” – patrz zdjęcia 2 i 3. Następnie klikamy na przycisk „Załóż profil” na dole formularza,
profil zaufany zd nr 2 org
fot. 2 Wybierz kolejno „Instytucja” a następnie „Związek zawodowy”
profil zaufany zd nr 3 org
fot. 3 Wypełnij formularz
  • Pojawi się potwierdzenie założenia profilu,
  • Należy się wylogować i zalogować ponownie. Od teraz logując się na platformie ePUAP dostępne są dwie opcje logowanie na prywatne konto ePUAP lub na konto organizacji związkowej. Będąc zalogowanym na profilu prywatnym, chcąc zalogować się do profilu związku zawodowego klikamy w ikonę strzałki przy nazwie użytkownika i z menu wybieramy opcję „Zmień podmiot”,
  • Wybieramy z listy podmiot, na którego profil chcemy się zalogować. Po zalogowaniu się widać nazwę, która wpisaliśmy wypełniając formularz,
  • Po kliknięciu na ikonę strzałki przy nazwie użytkownika wybieramy opcję „Zarządzanie kontem” a następnie uzupełniamy dane podmiotu.

Z profilu organizacji można przełączyć się na swój własny osobisty profil zaufany – wchodząc w menu i klikając opcję „zmień podmiot”. Osoba fizyczna może mieć więcej niż jeden profil organizacji ale tylko jeden osobisty profil zaufany.

Rekomendacja Poradnika Związkowca

Osobisty profil zaufany (dla osoby fizycznej) powinien posiadać każdy członek / członkini zarządu związku zawodowego.

Pamiętaj!!!

Profil zaufany ePUAP dla organizacji związkowej może założyć jedna – dowolna osoba z zarządu, w zależności od decyzji zarządu. Najlepiej ta, która ma uprawnienia do reprezentowania organizacji, choć nie jest to warunek konieczny.

Następnym krokiem jest zaproszenie do konta ePUAP związku zawodowego osób (członków zarządu organizacji związkowej), które będą podpisywały pliki i pisma w imieniu związku zawodowego lub zatwierdzały sprawozdania finansowe.

Aby zaprosić do konta ePUAP organizacji związkowej osoby, które będą podpisywały pliki i pisma należy:

  1. Po kliknięciu na ikonę strzałki przy loginie i wybieramy opcję „Zarządzaj kontem”.
  2. Wybieramy opcję „Uprawnienia”.
  3. Pojawią się wszystkie osoby, które przyjęły zaproszenie dodania do konta. Nie pojawią się osoby, które zostały zaproszone, ale nie potwierdziły zaproszenia. Nie będzie też informacji o tym, że ktoś odrzucił zaproszenie.
  4. Kolejne osoby zapraszamy klikając na przycisk „Zaproś osobę”.
  5. Pojawi się okno do wypełnienia danych osoby do zaproszenia. Koniecznie trzeba zaznaczyć opcję „Uprawnienia/Rola domyślna”. Jeżeli tej opcji się nie zaznaczy, to zaproszona osoba nie będzie miała dostępu do skrzynki podmiotu. Nie będzie widziała wiadomości roboczych i nie będzie mogła podpisywać plików.
  6. Po wysłaniu zaproszenia pojawi się komunikat „Zaproszenie zostało wysłane”.
  7. Osoba, która została zaproszona zobaczy przy ikonie „Moja skrzynka” informację o nowej wiadomości. Będzie tam informacja kto i do czego zaprasza.
    Po kliknięciu na ikonę strzałki przy loginie i wybieramy opcję „Zarządzaj kontem”.
  8. Wybieramy opcję „Uprawnienia”. Będzie tam oczekujące zaproszenie.
  9. Wybieramy opcję „Przyjmij”.
  10. Osoba potwierdzająca zobaczy komunikat „Zaproszenie zostało przyjęte”.
  11. Należy się wylogować i jeszcze raz zalogować.
  12. Po przyjęciu zaproszenia przy logowaniu się do swojego konta w systemie ePUAP będziemy mieli wybór: logowanie do osobistego konta czy konta związku zawodowego.
  13. Osoba, która przyjęła zaproszenie do konta podmiotu i ma nadaną rolę „Gość” nie będzie mogła sama usunąć się z konta podmiotu. Zrobić to może tylko wtedy, kiedy zostanie jej nadana rola „Administrator”.
  14. Administrator podmiotu będzie mógł zobaczyć listę osób, które przyjęły zaproszenie dodania do konta w opcji „Zarządzaj kontem” i po wybraniu sekcji „Uprawnienia”.

Rekomendacja Poradnika Związkowca

Zaproszonym do konta ePUAP organizacji związkowej może być tylko i wyłącznie osoba, która posiada osobiste konto ePUAP dlatego tak ważne jest to aby wszyscy członkowie zarządu posiadali osobisty profil zaufania ePUAP.

Od teraz możecie cieszyć się w pełni sprawnym profilem zaufanym dla organizacji związkowej. O tym do czego może być wykorzystany profil zaufany związku zawodowego oraz w jaki sposób podpisywać różne dokumenty profilem zaufanym piszemy w oddzielnym artykule dostępnym na portalu Poradnik związkowca.

Chcesz założyć profil zaufany dla organizacji związkowej? Nadal nie wiesz jak to zrobić? Skontaktuj się z nami pomożemy!

Autor: Piotr Rykowski

Udostępnij wpis

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on google
Share on reddit
Share on vk
Share on tumblr
Share on delicious
Share on whatsapp
Share on pocket
Share on email

Deklaracja podatkowa CIT-8

Zasady wypełniania i składania

Deklaracja podatkowa CIT-8

Problemy z deklarację CIT-8?
Nie wiesz jak ją wypełnić
i wysłać?
Zgłoś się do nas
Profil zaufany ePUAP
Chcesz założyć profil zaufany ePUAP dla zwiazku zawodowego?
Nie wiesz jak to zrobić?
Skontaktuj się z nami, pomożemy!

Dodaj komentarz