Ze względu na ochronę danych osobowych należy jednak ograniczyć do minimum dostęp innych pracowników do tych dokumentów.

Dane o przynależności związkowej są danymi wrażliwymi w rozumieniu art. 9 RODO i powinny być odpowiednio zabezpieczone przez pracodawcę, będącego administratorem takich danych. Wiadomo już z wcześniejszych stanowisk resortu pracy, że całość dokumentacji dotycząca potrąceń powinna się znaleźć w aktach osobowych pracownika w części B. Pojawiły się jednak pytania, czy na pewno powinno to dotyczyć także zgód na potrącenia składek związkowych. Gdyby bowiem
uznać, że zgoda na dokonywanie potrąceń składki związkowej powinna być przechowywana – tak, jak pozostała dokumentacja dotycząca potrąceń – w części B akt osobowych, to pojawiają się obawy, czy w ten sposób nie dojdzie do ujawnienia przynależności związkowej np. menedżerom działów, którzy mają dostęp do tych akt. Byłby to argument za tym, że takie zgody powinny być odrębnie przechowywane i zabezpieczone ze względu na RODO, uwzględniając, że jest to szczególna kategoria danych osobowych (art. 9 RODO).

W swoim stanowisku z 26 lutego br. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii wskazało jednak na dwa argumenty przemawiające za przechowywaniem w aktach osobowych dokumentów dotyczących potrąceń składek związkowych. Są to dokumenty związane:

1. z „przebiegiem zatrudnienia” – a takie co do zasady przechowuje się w części B akt osobowych i nie ma uzasadnienia do dzielenia potrąceń dobrowolnych na różne kategorie,
2. ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową – a takie również przechowuje się w aktach osobowych w części B lub ewentualnie C, jeśli dotyczą konsultacji związanych z ustaniem zatrudnienia.

MRPiT zwraca jednocześnie uwagę na odpowiednie zabezpieczenie dostępu do danych osobowych, a zwłaszcza tych szczególnych kategorii. Należy więc rozważyć, kto w organizacji powinien mieć dostęp do akt osobowych i czy udzielić go menedżerom. Zauważmy przy tym, że z art. 22^1b kodeksu pracy wynika obowiązek posiadania pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych szczególnych kategorii. Zatem pracodawca, u którego działają związki zawodowe, powinien uwzględnić to, że dokumenty z nimi konsultowane będą znajdowały się w aktach osobowych. W efekcie wszystkie osoby, które mają dostęp do akt personalnych, powinny mieć rozszerzone upoważnienia do przetwarzania danych osobowych o dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO.

Autor: Łukasz Prasołek

Artykuł pochodzi z: Dziennika Gazeta Prawna

Podstawa prawna:

• art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; RODO)
• art. 22^1b ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)