Relacje pracodawcy ze związkami zawodowymi wiążą się z nieustanną wymianą informacji. Wynika to z istoty obowiązków informacyjnych i konsultacyjnych oraz uprawnień strony społecznej określonych w szczególności w ustawie o związkach zawodowych.

Nie zawsze jednak przepisy wystarczająco jasno określają, jak powinien odbywać się przepływ danych osobowych pracowników pomiędzy pracodawcą a działającymi u niego organizacjami związkowymi. W szczególności nie ustalają tego, jak daleko sięga uprawnienie związków do ich żądania w określonych sytuacjach. Przedstawiamy pierwszą część zbioru najczęstszych pytań pracodawców, z jakimi zwracają się do nas w tym obszarze.

1. Jaki status w obszarze danych osobowych ma działająca u pracodawcy organizacja związkowa?

Związek zawodowy (niezależnie od tego, czy ma status zakładowej, czy międzyzakładowej organizacji związkowej) co do zasady jest niezależnym od pracodawcy administratorem danych osobowych. Samodzielnie określa więc cele i sposoby przetwarzania danych zatrudnionych, a także swoich członków i osób objętych ochroną związkową. Potwierdził to również Urząd Ochrony Danych Osobowych (dalej: UODO). Zgodnie z przedstawionym przez niego stanowiskiem zakładowa organizacja związkowa w zakresie swoich kompetencji określonych w przepisach prawa pracy i ustawie o związkach zawodowych (dalej: u.z.z.) jest odrębnym administratorem danych, niezależnym od pracodawcy, u którego działa. 

Oznacza to przede wszystkim, że na związku zawodowym ciążą takie same jak na pracodawcy obowiązki administratora wynikające z przepisów RODO, a więc w szczególności: posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej do przetwarzania danych poszczególnych osób, realizacja obowiązków informacyjnych, przetwarzanie danych zgodnie z zasadami minimalizacji, adekwatności do celu, poufności i ograniczenia przechowywania. 

Przede wszystkim, wbrew nierzadko spotykanemu przekonaniu, w kontekście przetwarzania danych osobowych organizacja związkowa działająca w danej firmie nie jest wewnętrzną ani podległą pracodawcy strukturą.

2. Czy nasza firma powinna zawrzeć z organizacją związkową umowę powierzenie przetwarzania danych osobowych pracowników lub wydać jej przedstawicielom upoważnienia do przetwarzania danych naszych pracowników?

Jak już wspomniano wyżej, organizacja związkowa pozostaje co do zasady odrębnym administratorem danych osobowych osób zatrudnionych u pracodawcy, u którego działa. Oznacza to, że w relacji między pracodawcą a organizacją związkową nie dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją praw i obowiązków każdej ze stron. Tym samym zawarcie umowy powierzenia będzie działaniem błędnym. Jest to istotne, zwłaszcza jeśli chodzi o zakres odpowiedzialności pracodawcy jako administratora danych. Przekazanie danych osób zatrudnionych przez pracodawcę (np. w ramach konsultacji poprzedzających zwolnienie, zapytania o ochronę związkową, realizacji obowiązków informacyjnych na żądanie organizacji związkowej) odbywa się w relacji udostępnienia danych innemu administratorowi, a nie powierzenia podmiotowi działającemu na polecenie pracodawcy. 

Członkowie organizacji związkowej, przetwarzając dane osobowe osób zatrudnionych, w tym reprezentujących pracodawcę, nie działają więc również w jego imieniu. Tym samym nieprawidłowe jest udzielanie im upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Takie upoważnienia powinna wydać sama organizacja związkowa.

3. Czy jako pracodawca mogę żądać imiennej listy zatrudnionych w miej firmie członków organizacji związkowej.

Zidentyfikowanie pracowników objętych ochroną związkową jest dla pracodawcy istotną informacją pod kątem odpowiedniego zarządzania procesami kadrowymi. Przepisy u.z.z. mówią jedynie o obowiązku konsultacji na temat rozwiązania umowy o pracę pracowników chronionych oraz uzyskania zgody na zwolnienie działacza związkowego. Nie określają natomiast, w jaki sposób pracodawca może pozyskać takie informacje. 

Orzecznictwo sądowe konsekwentnie stoi na stanowisku, że pracodawca, który nie wie, czy dany pracownik jest reprezentowany przez związek zawodowy, może się zwrócić do wszystkich działających u niego organizacji związkowych o udzielenie informacji na temat statusu takiego pracownika. Sąd Najwyższy w postanowieniu z 4 lipca 2018 r., sygn. akt I PK 171/17, wyjaśnił jednak, że „pracodawca nie może, co do zasady, występować skutecznie o przekazanie listy pracowników korzystających z obrony organizacji związkowej. Możliwość taka istniałaby tylko w przypadku konieczności (zamiaru) rozwiązania stosunków pracy ze wszystkimi pracownikami. Tak więc odmowa organizacji związkowej udzielenia zbiorczej informacji nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wyrażonego w art. 38 k.p. [kodeksu pracy]”. 

Co ważne, żaden przepis nie zobowiązuje organizacji związkowej do uaktualniania udzielonej pracodawcy informacji na temat ochrony. W podobnym tonie wypowiedział się również NSA w wyroku z 18 grudnia 2014 r., I OSK 900/13, stwierdzając że pracodawca nie może się domagać ujawniania informacji o przynależności związkowej osoby, jeżeli nie ma to realnego, konkretnego i bezpośredniego związku z czynnościami wymagającymi na podstawie przepisów kodeksu pracy wiedzy o przynależności (ochronie) związkowej tego pracownika.

4. Jakich informacji na temat warunków zatrudnienia mogą żądać organizacje związkowe?

Artykuł 28 u.z.z bardzo ogólnie określa zakres informacji, jakich może żądać od pracodawcy zakładowa organizacja związkowa. Wskazuje się w nim warunek niezbędności do prowadzenia działalności związkowej. Podobnie przepisy u.z.z. i kodeksu pracy dotyczące konsultacji związkowej oraz przepisy o zwolnieniach grupowych nie określają, jakie dokładnie informacje na temat konkretnego pracownika lub grupy pracowników pracodawca powinien przekazać stronie społecznej. 

Zakres przekazywanych organizacji związkowej informacji (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego lub konsultacji związkowej) nie powinien więc obejmować danych pozwalających na określenie warunków zatrudnienia konkretnego pracownika. Przy czym trzeba pamiętać, że dla takiej identyfikacji nie zawsze jest konieczne podanie imienia i nazwiska. Jeśli np. na danym stanowisku lub w określonej komórce jest zatrudniona tylko jedna osoba, to wskazanie przypisanego tam poziomu wynagradzania pozwoli na ustalenie zarobków danego pracownika, co będzie stanowić ujawnienie jego danych osobowych w tym zakresie. 

Podobnie w przypadku konsultacji poprzedzających rozwiązanie umowy o pracę podanie zbyt szczegółowych informacji, wykraczających poza niezbędne dla oceny sytuacji przez organizację związkową minimum, może stanowić przetwarzanie danych pracownika bez podstawy prawnej.

5. Czy związek zawodowy może żądać od pracodawcy informacji na temat wynagrodzenia konkretnego pracownika lub grupy pracowników?

Trzeba pamiętać, że zakres informacji, jakich organizacja związkowa może żądać od pracodawcy, jest uzależniony od ich niezbędności dla działalności związkowej, ale też ograniczony przepisami dotyczącymi prawa do prywatności oraz ochrony dóbr osobistych i danych osobowych. W szczególności chodzi o zawarte w u.z.z. uprawnienia do kontrolowania przez stronę społeczną przestrzegania prawa pracy, co obejmuje również prawo do kontrolowania wysokości wynagrodzeń pracowników. Jednak nie uprawnia to do żądania od pracodawcy informacji o wysokości wynagrodzenia konkretnego pracownika bez jego zgody. 

Na ten temat wypowiedział się Sąd Najwyższy w uchwale siedmiu sędziów z 16 lipca 1993 r., I PZP 28/93, wydanej co prawda przed wejściem w życie przepisów RODO, jednak nadal aktualnej. SN stwierdził w niej jednoznacznie, że „ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 kodeksu cywilnego”. Obecnie można również dodać, że przekazanie organizacji związkowej informacji na temat wysokości wynagrodzenia dających się zidentyfikować konkretnych osób bez ich wyraźnej zgody stanowi przetwarzanie ich danych osobowych bez podstawy prawnej. Na tę kwestię powinniśmy zwrócić szczególną uwagę, również przekazując informację na temat wysokości wynagrodzenia na danym stanowisku, jeśli zatrudniona jest na nim tylko jedna osoba. Przepisy RODO w tym zakresie limitują zakres uprawnień organizacji związkowej związanych z zapewnieniem odpowiedniego poziomu ochrony związkowej czy też realizacji jej ustawowych praw w zakresie kontroli przestrzegania prawa pracy.

Autor: Agata Majewska

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 29 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/ WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE z 2021 r. L 74, s. 35)
• art. 28 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 854)
• art. 38 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)
• art. 23 i 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 653)