We wcześniejszym artykule przedstawiliśmy pierwszą część odpowiedzi na najczęstsze pytania pracodawców związane z transferem danych osobowych pracowników do organizacji związkowych (Przeczytasz artykuł tutaj …). W części drugiej pochylimy się w szczególności nad przepływem danych osobowych w procesie rozwiązywania umów o pracę oraz organizacji referendum strajkowego w ramach toczącego się sporu zbiorowego.

1. Jak szczegółowe informacje na temat okoliczności rozwiązania umowy o pracę należy przekazać organizacji związkowej w toku konsultacji? 

Przepisy kodeksu pracy (dalej: k.p.) wprost określają jedynie, że pracodawca musi odpowiednio zawiadomić reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę lub o przyczynie uzasadniającej zwolnienie dyscyplinarne. 

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądowym w tym zawiadomieniu należy wymienić okoliczności, które pracodawca zamierza wskazać pracownikowi jako przyczynę natychmiastowego rozwiązania umowy. Analogicznie musi postąpić w przypadku konsultacji wypowiedzenia umowy o pracę. 

Redagując pismo do organizacji związkowej, oprócz przepisów k.p. musimy mieć jednak na uwadze również te dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych pracownika, którego dotyczy konsultacja, a także potencjalnie innych osób związanych z okolicznościami będącymi powodem zwolnienia. Chodzi tu przede wszystkim o wyrażoną w RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) zasadę minimalizacji danych i ich adekwatności do celu, jakim w tym przypadku jest zgodne z prawem skonsultowanie rozwiązania umowy i samo zwolnienie pracownika. 

W praktyce oznacza to, że pismo do organizacji związkowej powinno zawierać tylko takie dane osobowe pracownika i ewentualnych osób trzecich, które są niezbędne dla przedstawienia przyczyn planowanego zakończenia współpracy. W szczególności nie powinno zatem zawierać takich informacji jak wysokość wynagrodzenia konkretnego pracownika, stan jego zdrowia ani innych danych szczególnych kategorii. Co do zasady podanie tego typu informacji nie jest konieczne, aby wyczerpująco opisać przyczyny rozwiązania lub wypowiedzenia umowy o pracę i do ich potencjalnej obrony przed sądem pracy. Może natomiast naruszać nie tylko przepisy o ochronie danych osobowych (przez ujawnienie podmiotowi zewnętrznemu, jakim wobec pracodawcy jest organizacja związkowa), lecz także dobra osobiste osób, których dotyczą.

2. Czy jako pracodawca mogę żądać od organizacji związkowej informacji, czy konkretny pracownik jest jej członkiem lub został objęty ochroną związkową?

Przepisy nie dają pracodawcom wprost takiego uprawnienia, jednak wynika ono pośrednio z obowiązku współdziałania pracodawcy z organizacją związkową w indywidualnych sprawach dotyczących pracowników. Aby skonsultować zamiar wypowiedzenia umowy o pracę lub warunków zatrudnienia, trzeba uzyskać informacje, czy i przez jakie organizacje działające w miejscu pracy pracownik jest reprezentowany. Musi to jednak mieć charakter indywidualny i wiązać się z określonym celem, który powoduje, że pozyskanie informacji na temat ochrony związkowej jest niezbędne. 

Sądy pracy niejednokrotnie stwierdzały, że pracodawca nie może skierować do działających u niego organizacji związkowych ogólnego pytania o to, którzy jego pracownicy są członkami tych organizacji lub są objęci ochroną, bez związku z konkretnym działaniem, które wymaga pozyskania takich wiadomości na podstawie obowiązujących przepisów. 

Sąd Najwyższy w postanowieniu z 4 lipca 2018 r., sygn. akt I PK 171/17, stanął na stanowisku, że „pracodawca nie może, co do zasady, występować skutecznie o przekazanie listy pracowników korzystających z obrony organizacji związkowej. Możliwość taka istniałaby tylko w przypadku konieczności (zamiaru) rozwiązania stosunków pracy ze wszystkimi pracownikami. Tak więc odmowa organizacji związkowej udzielenia zbiorczej informacji nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wyrażonego w art. 38 k.p.”

3. Czy związek zawodowy może żądać od pracodawcy danych kontaktowych pracowników, aby poinformować ich o przebiegu sporu zbiorowego, w tym o referendum strajkowym?

Przepisy o rozwiązywaniu sporów zbiorowych nie określają, jakich danych osób zatrudnionych mogą żądać od pracodawcy organizacje prowadzące spór zbiorowy. W tym zakresie musimy odwołać się do przepisów ogólnych, w tym RODO. Koniecznie trzeba ustalić, jakie dane osobowe żądane przez organizacje związkowe można uznać za niezbędne do prawidłowego prowadzenia sporu. Trzeba przy tym mieć na uwadze zasadę wolności związkowej, w tym negatywnej wolności związkowej, a więc prawa do nieprzynależenia do żadnej organizacji. 

Nad kwestią możliwości pozyskiwania danych kontaktowych pracowników na potrzeby przeprowadzenia referendum strajkowego pochylił się jakiś czas temu prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W swoim stanowisku ocenił, że z uwagi na konieczność osiągnięcia quorum jest kwestią oczywistą, iż strona społeczna musi znać liczbę pracowników, by ustalić, czy referendum decydujące o możliwości podjęcia legalnego strajku było ważne. A zatem pracodawca ma obowiązek przekazać związkowi zawodowemu imiona i nazwiska zatrudnionych oraz informację umożliwiającą nawiązanie z nimi kontaktu (np. adres e-mail lub inne dane kontaktowe), ponieważ tylko w ten sposób związek będzie w stanie takie referendum przeprowadzić. Podstawą udostępnienia związkowi danych osobowych będzie wówczas art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a więc prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest związek zawodowy. 

4. Czy pracodawca musi przekazać organizacji związkowej informacje na temat stanu zdrowia pracownika który jest objęty jej ochroną?

Informacje na temat zdrowia przepisy RODO kwalifikują jako dane osobowe szczególnej kategorii. Ich przetwarzanie, w tym ujawnianie organizacji związkowej, wymaga spełnienia szczególnych warunków. Jest ono możliwe np.: 

• na podstawie wyraźnej zgody pracownika na przekazanie jego danych dotyczących zdrowia stronie społecznej w określonym celu (art. 9 ust. 2 lit. a RODO),
• jeśli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez pracodawcę lub związek zawodowy jako administratora lub samego pracownika, w dziedzinie prawa pracy, o ile jest to dozwolone konkretnym przepisem przewidującym odpowiednie zabezpieczenia praw i interesów tego pracownika (art. 9 ust. 2 lit. b RODO),
• gdy przetwarzania dokonuje się w ramach uprawnionej działalności, prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez związek zawodowy, pod warunkiem że przetwarzanie dotyczy wyłącznie jego członka lub byłego członka (art. 9 ust. 2 lit. d RODO). 

Co do zasady więc bez wyraźnej zgody pracownika na udostępnienie organizacji związkowej danych dotyczących jego zdrowia w określonym i wskazanym mu uprzednio celu przepływ tego typu informacji pomiędzy pracodawcą a organizacją związkową jest niedozwolony. Może skutkować dla pracodawcy zarówno odpowiedzialnością administracyjną (w tym finansową) wobec prezesa UODO, jak i odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec samej osoby, której dane zostały niezgodnie z przepisami ujawnione organizacji związkowej.

5. Zakładowa organizacja związkowa zwróciła się o udostępnienie imiennej listy pracowników, którym pracodawca potrąca składki członkowskie na jej rzecz. Czy może otrzymać taką informację?

Zgodnie z przepisami ustawy o związkach zawodowych pracodawca na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą zatrudnionego musi pobierać z jego wynagrodzenia składkę związkową w zadeklarowanej przez niego wysokości i niezwłocznie przekazywać ją na rachunek wskazany przez organizację związkową. Tym samym, jeśli te osoby faktycznie zgodziły się na dokonywanie potrąceń, pracodawca musi, na żądanie organizacji związkowej, na rzecz której potrącenia te następują, przekazać listę takich osób. 

Organizacja związkowa nie może natomiast żądać informacji dotyczących np. tego, jaką część wynagrodzenia stanowi odprowadzana składka członkowska. Taka sytuacja będzie miała miejsce np., jeżeli organizacja związkowa zażąda podania konkretnych potrąconych kwot, a składka członkowska nie jest wyrażona kwotowo, lecz stanowi procent wynagrodzenia. W takich okolicznościach podanie kwoty składki pozwoliłoby na ustalenie dokładnego wynagrodzenia poszczególnych zatrudnionych, do czego strona społeczna, bez zgody samych zainteresowanych, nie jest uprawniona.

Autor: Agata Majewska

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Podstawa prawna:

• art. 38 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465);
• art. 6 ust. 1 lit. f, art. 9 ust. 2 lit. a, b oraz d rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 29 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE z 2021 r. L 74, s. 35; RODO);
• ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 854).