Artykuł zawiera najważniejsze informacje na temat zakładowego planu kont w organizacji związkowej. Znajdziecie tu odpowiedzi na pytania: czym jest zakładowy plan kont? Z  czego się składa i do czego służy?

Według zakładowego planu kont księguje się poszczególne operacje finansowe. Plan kont jest częścią składową Polityki rachunkowości (więcej na temat Polityki rachunkowości możecie przeczytać tutaj). Należy traktować go jako niezbędne narzędzie dostarczające niezbędnych informacji do zarządzania organizacją związkową i dokonywania rozliczeń finansowych.

Zakładowy plan kont składa się z księgi głównej (konta syntetyczne) i kont pomocniczych (analitycznych).

Księga główna

Wykaz kont księgi głównej (syntetycznych) ustala się z uwzględnieniem:

• specyfiki działalności organizacji związkowej poprzez takie ujęcie przychodów i kosztów;
• przyjętego sposobu wyceny;
• wymogów dotyczących dokonywania odpisów aktualizujących wartość aktywów z uwagi na utraconą przez nie całość lub część wartości, po której figurują w księgach;
• ujęcia danych liczbowych w przekroju umożliwiającym przejście od bieżącej ewidencji do sporządzenia sprawozdań finansowych: bilansu oraz rachunku zysków i strat;
• możliwości sporządzania sprawozdań m.in. podatkowych i statystycznych.

Jeżeli organizacja związkowa nie prowadzi działalności gospodarczej, można stosować minimalny układ kont, o symbolice dwucyfrowej. Mimo to większość organizacji prowadzi konta w technice trzycyfrowej.

Choć obowiązek taki nie wynika z przepisów ustawy, celowe jest, aby w planie kont określić zasady ewidencji i rozliczania kosztów. Rzutuje to bowiem na wykaz kont i przesądza o postaci rachunku zysków.

Można przyjąć jeden spośród trzech sposobów ujmowania i rozliczania kosztów działalności, gromadząc je:

• tylko według rodzajów – na kontach zespołu 4,
• tylko według typów, rodzajów i odmian działalności, tzn. według funkcji – na odpowiednich kontach zespołu 5, z ewentualnym dalszym ich podziałem w ramach każdego konta – według rodzajów,
• według rodzajów – na kontach zespołu 4 i równocześnie według funkcji – na kontach zespołu 5.

Przyjmując sposób pierwszy lub trzeci powinniśmy dostosować układ rodzajowy kosztów do specyfiki działalności organizacji związkowej, zachowując co najmniej podział kosztów na koszty rodzajowe administracyjne oraz statutowe. W miarę potrzeby, gdy organizacja realizuje coraz więcej projektów, może być wskazane uszczegółowienie układu rodzajowego kosztów, co przy prowadzeniu ksiąg za pomocą komputera nie powinno być kłopotliwe.

Ewidencja i rozliczanie kosztów przy zastosowaniu kont zespołu 5 jest najbardziej wskazana, gdy charakter, rozmiary lub organizacja wewnętrzna działalności  związku zawodowego wymagają podziału kosztów według odmian, rodzajów i typów działalności i oddziałów.

Następnie określamy zasady prowadzenia kont pomocniczych powiązanych z kontami księgi głównej (Plan kont).

Plan kont

Plan kont jest główną częścią polityki rachunkowości. Powinien być on założony zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości, ale również powinien odzwierciedlać działalność danej organizacji związkowej. Wszelkie istotne zmiany (poza rozbudowywaniem analityki) dotyczące sposobu księgowania powinny być dokonane na piśmie jako aneks do zatwierdzonego planu kont i podpisane przez osoby do tego uprawnione zgodnie z zapisami statutu.

Plan kont to numeryczny wykaz kont księgowych, czyli zbiorów, w których rejestrowane są dane finansowe.

Zbiory te pozwalają na ewidencjonowanie i uszeregowanie wszystkich operacji finansowych w organizacji związkowej. Plan kont składa się z kont podstawowych – syntetycznych, które określają główne grupy operacji finansowych oraz kont analitycznych, które pozwalają uszczegółowić zapisy na koncie syntetycznym.

Plan kont jest instrumentem ułatwiającym zarówno syntetyczne, jak i analityczne ujęcie wszystkich operacji finansowych zachodzących w danym okresie w organizacji związkowej. Plan kont powinien służyć poprawnemu sporządzeniu bilansu oraz rachunku zysków i strat – układ wybranych kont powinien odpowiadać konkretnym pozycjom z rachunku zysków i strat (np. koszty finansowe, pozostałe przychody operacyjne itd.). Układ planu kont powinien też umożliwiać sprawne przygotowanie raportów dla organów Związku, z wykonania danego preliminarza wydatków, jak też z ogólnej działalności organizacji związkowej. Niezwykle istotne w konstrukcji planu kont jest rozwinięcie analityki, czyli kont pomocniczych, na których zapisy księgowe będą dostarczały nam szczegółowych informacji. Dla celów sprawozdawczych (określonych przez Ministra Finansów w odpowiednim Rozporządzeniu), np. w rachunku zysków i strat musimy podać poniesione koszty statutowe w jednej kwocie oraz koszty administracyjne w rozbiciu na sześć podstawowych kategorii. Przemyślana struktura kont kosztowych pozwoli na śledzenie kosztów z podziałem np. na źródła finansowania. Odpowiednio opracowana struktura kont przychodów da obraz tego, w jakiej wysokości i od kogo uzyskaliśmy przychody. Analityka do konta wyniku finansowego pokaże, które z przedsięwzięć przyniosło stratę lub zakończyło się zyskiem, inaczej mówiąc, na które wystarczyło nam środków, lub nawet zostało ich część do dalszej realizacji, a które były deficytowe w danym roku.

Organizacja związkowa nieprowadząca działalności gospodarczej może znacznie uprościć plan kont, ograniczając się tylko do tych, które najbardziej odzwierciedlają jej sytuację finansową. Poniżej przedstawiamy przykładowy plan kont organizacji związkowej nie prowadzącej działalności gospodarczej.

Poradnik Związkowca

Przeczytałeś artykuł? Nadal nie wiesz jak przygotować Plan kont? Twoja organizacja związkowa nie posiada Planu kont i Polityki rachunkowości, a chcesz to zmienić?

Koniecznie skontaktuj się z nami – pomożemy!

Autor: Piotr Rykowski